Accounts Payable（AP）は仕入先に対する債務、Accounts Receivable（AR）は得意先に対する債権を管理する補助元帳です。総勘定元帳にも買掛金や売掛金の残高は必要ですが、支払・回収業務では取引先、請求書、期日、支払方法、消込状態まで識別しなければなりません。
青葉精機株式会社が仕入先AとBから各100,000円の請求書を受け取った場合、総勘定元帳の買掛金残高は200,000円です。支払担当者には、Aの期日が9月20日、Bの期日が10月10日であることも必要です。AP補助元帳は、この内訳と未決済状態を明細単位で保持します。
ARも同じ構造です。売掛金残高500,000円だけでは、どの得意先へ督促するか判断できません。得意先別の未消込明細、支払条件、督促手続、入金履歴を使って回収を管理します。
AP補助元帳
仕入先A 100,000円 期日9/20 未消込
仕入先B 100,000円 期日10/10 未消込
↓ 自動更新
総勘定元帳
買掛金 200,000円
補助元帳を使う利点は、取引先別管理と財務諸表残高を同じ転記から作れることです。仕入先明細と買掛金G/Lを別々に手入力すると、金額差や転記漏れが生じます。SAPでは取引先明細の転記を通じて統制勘定を自動更新します。
仕入先請求書を転記すると、仕入先勘定に未消込明細が発生します。支払時に対象請求書と支払明細を結び付ける処理が消込です。消込後も請求書は削除されず、消込伝票番号と消込日を持つ履歴として残ります。
得意先請求書と入金も同じ関係です。請求書100,000円に対し100,000円を受け取って消し込めば、得意先残高はゼロになります。入金額が一致しない場合は、一部入金、残余明細、差額処理などから業務に合う方法を選びます。