購買発注は発注の意思、入庫は物の受領、請求書は債務の確定を示します。販売では受注、出荷、請求が異なる事実を記録します。会計担当者は、金額だけでなく、どの業務文書が金額を生んだかを追跡します。
業務文書
購買発注・入庫・請求書 / 受注・出荷・請求
↓ 条件・勘定設定・マスタ
会計伝票・Universal Journal
↓ 元帳・勘定・COオブジェクト
G/L残高・原価・利益・財務諸表
「FIに仕訳を入れる」という表現は、業務起点の情報を隠します。入庫時の在庫増加、請求時の買掛金、請求書発行時の売上・売掛金、出庫時の売上原価は、別のタイミングで記録されます。文書番号と会計伝票番号を対応付けることが調査の出発点です。
文書フローの追跡では、購買発注番号、入庫番号、請求書番号、販売伝票番号、出荷番号、請求伝票番号、会計伝票番号、年度、明細番号を使います。会社コード、管理領域、プラント、販売組織、元帳も条件に含めます。
| 起点 | 会計へ影響するイベント | 代表的な確認先 |
|---|---|---|
| 購買発注 | 直接のG/L転記は通常ない | 発注明細、勘定設定 |
| 入庫 | 在庫・GR/IRの増減 | 品目伝票、会計伝票 |
| 仕入先請求 | GR/IR・買掛金の更新 | 請求書照合、FI伝票 |
| 受注・出荷 | 受注は条件、出庫で在庫・原価 | 販売伝票、品目伝票 |
| 得意先請求 | 売掛金・売上・税 | 請求伝票、FI伝票 |